Skip to main content

Membuat Data List Undangan pada Mail Merge

Memanfaatkan Mail Merge untuk membuat data list undangan. Membuat label undangan di Ms Word mudah saja. Tinggal buka format label yang telah diatur. Lalu kita ketik nama dan alamat undangan di kotak label yang telah diset.

Tapi bagaimana jika undangan itu lebih dari 500 orang bahkan 1000 orang lebih?. Wah... bisa jadi memakan waktu lama bahkan mungkin berhari-hari. Harus dibuat data list undangan terlebih dahulu berupa database.

Tahukah Anda, kita bisa membuat database list undangan dalam hitungan jam bahkan menit. Gunakanlah fasilitas database mail merge. Berikut ini langkah-langkahya:

Membuat List Data Undangan Menggunakan Mail Merge


Dalam tutorial ini digunakan Microsoft Office Word 2003.

Diasumsikan kita telah membuat file setting format label yang sesuai dengan label yang dipunyai. Cara ini telah disampaikan pada posting sebelumnya, Membuat Tabel Label Undangan di MS Word. Sebagai contoh, file format tabel untuk label telah dibuat dan disimpan di My Documents.

Membuka Menu Mail Merge

Pada jendela MS Word yang telah terbuka. Klik menu Tools > Letters and Mailings > Mail Merge. Maka di sebelah kanan akan muncul pane Mail Merge.

Gambar Membuka menu Mail Merge

Langkah membuat database di pane mail merge

Pilih radio button Labels pada Select document type. Lalu klik Next: Starting document pada Step 1 of 6 yang berada dibagian bawah pane.

Gambar Pane Mail Merge

Langkah selanjutnya. Pilih radio button Change document layout pada Select starting document. Di bagian bawah klik Label Options....

Gambar Label Options

Pilih salah satu file dokumen label yang telah tersedia. Misalkan, telah dibuat sebelumnya, contoh "label 103". Jika file tersebut tidak disimpan di My Document, silahkan browse dengan melakukan double klik pada (More Files...). Klik OK.

Gambar pilih file label

Lanjutkan dengan klik Next: Select recipients pada Step 2 of 6.

Gambar Next: Select Recipients

Karena kita belum punya database penerima undangan, maka kita harus membuatnya terlebih dahulu. Dimulai dengan pilih radio button Type a new list dan klik Create...

Gambar Create new recipients list

Membuat Form Data untuk List Label Undangan


Form data sebetulnya sudah tersedia. Namun kita akan membuat sesuai dengan kebutuhan. Yaitu hanya Nama dan Alamat, untuk itu klik tombol Customize...

Gambar Form New address list

Hapus field pada form yang telah tersedia 

Pada jendela Customize address list klik tombol Delete lalu klik Yes. Terus lakukan hal yang sama sampai semua field yang ada habis.

Gambar Delete field zddress form

Membuat field baru sesuai kebutuhan

Langkah selanjutnya membuat field baru "Nama". Klik tombol Add.... Ketik Nama pada kotak yang tersedia lalu klik OK. Ulangi untuk membuat field Alamat. Jika sudah klik tombol OK.

Gambar Membuat field baru

Entry data untuk label undangan

Masukkan nama dan alamat pada field yang tersedia. Jika ingin menambah, klik tombol New Entry. Klik tombol Close untuk menyudahi entry data.



Simpan dengan nama file apa saja. Misalkan "data undangan" kemudian klik tombol Save.

Kini kita telah mempunyai database list penerima undangan untuk digabungkan ke dalam mail merge. Lalu, bagaimanakah cara menggabungkan data undangan dengan lebel yang telah tersedia? Silahkan ikuti tutorialnya dengan klik artikel yang berikut ini: Menggabungkan Data List Undangan dengan Label

Sumber referensi: https://support.office.com/

Comments

Post a Comment

Jangan disimpan di dalam hati, lebih baik tuangkan dalam komentar. Walaupun hanya say "hai", Insya Allah dijawab semampunya. iOu! akan sangat menghargainya...

Popular posts from this blog

Meletakkan Judul Tabel Menjadi Rata Tengah di Microsoft Office Excel 2007

Operator computer | Pada saat membuat sebuah tabel tentu dimulai dengan judul tabel yang biasanya diletakkan di tengah atas tabel. Bila menggunakan Microsoft Office Excel 2007, berarti kita harus membuat judul rata tengah diantara beberapa kolom.

Hal ini pasti semua orang sudah tahu cara mengerjakannya. Operator computer bukan mau memberi tahu tapi hanya mendokumentasikan cara-cara bekerja menggunakan Microsoft Excel 2007. Siapa tahu ada yang lupa caranya, bisa diingatkan dengan posting-an ini.

Cara Cepat dan Mudah Membuat Sertifikat, Piagam MS Word 2010

Membuat sertifikat dan piagam dengan border atau bingkai elegan dan cantik, otomatis untuk beberapa nama penerima dengan memanfaatkan template dan menggunakan fasilitas mail merge MS Word 2010.

Mengerjakan pembuatan sertifikat dan piagam di MS Word 2010 sangatlah mudah dan cepat. Pada tutorial ini iOu! membagi dua pekerjaan yaitu: Memanfaat template online MS Word 2010 untuk membuat desain sertifikat atau piagam; dan Menggunakan mail merge untuk menggabungkan data penerima sertifikat atau piagam.

Bagaimana cara membuat sertifikat atau piagam dengan template Word 2010?

Download TEMPLATE bingkai, border sertifikat, piagam

Membuat Label Undangan di MS Word 2010

iOu! sebelumnya telah posting tentang membuat label undangan di MS Word 2003 kali ini akan mencoba membuat label undangan di MS Word 2010 dengan cara yang lebih simpel semoga ini dapat bermanfaat. Let’s do it…

1. Membuat Daftar Penerima Undangan Langkah pertama membuat label undangan di MS Word 2010, terlebih dahulu kita buat dulu daftar penerima undangan. Jika pada posting sebelumnya menggabungkan dari data yang sudah ada (dari tabel Word atau Excel) kali ini kita membuat langsung dengan menu yang ada. Data ini berformat Microsoft Access dan untuk membuat serta meng-entry datanya tidak perlu membuka ms access secara langsung.
Buka halaman baru Microsoft Office Word 2010.

Cara Cepat Meratakan Ketikan MS Word dengan Format Tab

Mengatur letak tab untuk meratakan ketikan di MS Word 2010 hanya dengan mengklik bagian penggaris memanjang atau ruler horizontal.

Cara cepat meratakan ketikan dengan format tab ini berlaku juga di MS Word 2003, MS Word 2007 dan MS Word 2010. Dalam tutorial ini iOu! mengerjakannya menggunakan MS Word 2010.

Untuk apa mengatur format tab? Format tab berguna untuk meratakan jarak spasi antar kata tertentu dengan kata berikutnya. Jika tombol keyboard tab ditekan maka kursor akan bergerak (loncat) pada letak symbol tab. Dan pada baris berikutnya akan ditemukan hal yang sama sehingga jarak spasi akan rata. Setting format tab biasanya dilakukan pada pengetikan membuat daftar isi dengan format tab. Atau mengetik titik dua sejajar untuk keterangan waktu dan tempat pelaksanaan suatu acara dalam surat undangan, atau biodata pada sebuah surat keterangan.

Cara Mudah Mengatur Jarak Antar Paragraf di Ms Word

Pada saat kita menulis suatu artikel dengan jarak 1 spasi. Biasanya jarak antar paragrafnya terlihat terlalu rapat. Sehingga sulit membedakan antar paragrafnya dan tulisan kita terlihat penuh serta membosankan. Solusinya, harus memberi jarak antar paragrap dengan satu kali Enter. Baru pada baris berikutnya melanjutkan pada paragrap selanjutnya.

Ada cara yang lebih elegance untuk memberi jarak antar paragraf tersebut. Setiap kali membuat paragraf baru jarak menjadi lebih renggang. Kita dapat melakukannya dengan cara sebagai berikut: