Wednesday, April 22, 2009

Membuat Label Undangan di Ms Word dengan Data dari Ms Excel

Sebelumnya Iou membuat label dan data list undangan secara langsung di Ms Word. Data list undangan tersebut sebetulnya tersimpan secara default dalam bentuk file Ms Access. Tapi bagaimana jika kita telah memiliki data list dalam bentuk tabel file Excel? Apakah harus dimasukkan kembali ke data list dengan mengetiknya lagi?
Jawabannya, tidak perlu! Lebih baik kita gabungkan saja data file Ms Excel tersebut ke Ms Word. Gunakan fasilitas Mail Merge (Ssstttt, Iou bisikin ya sebetulnya ini berlaku juga untuk data tabel yang dibikin di Ms Word. Amazing!). Iou telah dengan cara sebagai berikut:

Diasumsikan kita telah memiliki tabel data list undangan di Ms Excel nama file-nya data undangan.xls disimpan di My Documents, dengan format header di cell A1 Nama dan cell B1 Alamat seperti gambar berikut:
8-mail-merge-data-xls 
Pada row atau baris kedua dan seterusnya adalah data list undangan yang telah diketik.
Diasusikan pula kita telah memiliki format label dan ukurannya sudah pas dengan lembaran label undangan yang kita miliki. Buka file label undangan tersebut, klik menu Tools > Letters and Mailings > Mail Merge. Di sebelah kanan jendela Ms Word akan muncul pane Mail Merge.
1-mail-merge-data-xls
Pada langkah Step 3 of 6 bagian Use an existing list klik Select a different list….
3-mail-merge-data-xls
Cari file Ms Excel yang berisi data list undangan yang telah kita buat sebelumnya di bagian dropdown Look in:. Misalnya di My Documents/data undangan.xls. Lalu klik tombol Open.
4-mail-merge-data-xls
Munculah kotak dialog Select Table. Pada tabel ini Iou biasanya langsung klik OK karena tabel yang Iou bikin berada di Sheet1 telah terpilih dan First row of data contains column headers (maksudnya, baris pertama pada worksheet tabel undangan dijadikan sebagai kepala tabel/ table header) telah tercontreng secara default. Jika tabel data list undangan berada di worksheet yang lain pilih sheet tersebut. Klik OK.
5-mail-merge-data-xls
Berikutnya muncul kotak list penerima undangan yang telah kita ketik di Ms Excel tersebut. Kita bisa memilih beberapa penerima saja dengan membuka dan mencontreng di sebelah kiri nama penerima undangan.
Jika sudah merasa cukup klik OK.
6-mail-merge-data-xls
Pekerjaan lanjutnya tinggal gabungkan data list undangan dengan format label lalu mencetaknya (print). Caranya ada di sini:
Menggabungkan Data List Undangan dengan Label di Ms Word
Print Data Undangan pada Label dengan Mail Merge
Semoga bermanfaat.

Bukan maksud menggurui tapi hanya berbagi pengalaman.

1 comments:

Jangan disimpan di dalam hati, lebih baik tuangkan dalam komentar. Walaupun hanya memasukkan link ke blog Anda iOu! akan sangat menghargainya...

Langganan artikel via email anda. Gratis!!!

Anda akan menerima kiriman posting terbaru dari blog ini melalui email

Enter your email address: