Wednesday, April 8, 2009

Membuat Data List Undangan pada Mail Merge

Membuat label undangan di Ms Word mudah saja, tinggal buka format label yang telah diatur lalu kita ketik nama dan alamat undangan di kotak label yang telah diset. Tapi bagaimana jika undangan itu lebih dari 500 orang bahkan 1000 orang lebih? Wah... bisa jadi memakan waktu lama bahkan mungkin berhari-hari.
Tapi tahukah, kita bisa melakukannya dalam hitungan jam bahkan menit. Iou telah melakukannya dengan cara sebagai berikut:

Iou asumsikan kita telah membuat file setting format label yang sesuai dengan label yang dipunyai seperti pada posting sebelumnya "Membuat Label Undangan di MS Word" dan disimpan di My Documents. Pada jendela MS Word yang telah terbuka. Klik menu Tools > Letters and Mailings > Mail Merge, maka di sebelah kanan akan muncul pane Mail Merge.


Pilih radio button Labels pada Select document type lalu klik Next: Starting document pada Step 1 of 6 yang berada dibagian bawah pane.


Langkah selanjutnya pilih radio button Change document layout pada Select starting document, di bagian bawah klik Label Options....


Pilih salah satu file dokumen label yang telah tersedia (telah dibuat sebelumnya pada contoh "label 103"), jika file tersebut tidak disimpan di My Document silahkan browse dengan melakukan double klik pada (More Files...). Klik OK.


Lanjutkan dengan klik Next: Select recipients pada Step 2 of 6.


Karena kita belum punya database penerima undangan maka kita harus membuatnya terlebih dahulu, dimulai dengan pilih radio button Type a new list dan klik Create...


Form data sebetulnya sudah tersedia namun kita akan membuat sesuai dengan kebutuhan kita yaitu hanya Nama dan Alamat, untuk itu klik tombol Customize...

Pada jendela Customize address list klik tombol Delete lalu klik Yes, terus lakukan sampai semua field yang ada habis.


Langkah selanjutnya membuat field baru "Nama" dengan mengklik tombol Add..., ketik Nama pada kotak yang tersedia lalu klik OK, ulangi untuk membuat field Alamat. Jika sudah klik tombol OK.


Untuk selanjutnya masukkan nama dan alamat pada fiel yang tersedia, jika ingin menambah klik tombol New Entry. Klik tombol Close untuk menyudahi entry data.


Simpan dengan nama file apa saja, misalnya "data undangan" kemudian klik tombol Save.

Kini kita telah mempunyai database list penerima undangan. Dan bagaimanakah cara menggabungkan data undangan dengan lebel yang telah tersedia? Klik yang berikut ini:
Menggabungkan Data List Undangan dengan Label

1 comments:

Jangan disimpan di dalam hati, lebih baik tuangkan dalam komentar. Walaupun hanya memasukkan link ke blog Anda iOu! akan sangat menghargainya...

Langganan artikel via email anda. Gratis!!!

Anda akan menerima kiriman posting terbaru dari blog ini melalui email

Enter your email address: